"Los hechos no dejan de existir porque los ignoremos" - Aldous Huxley (*)

Estimado consorcista, gracias por haber ingresado a esta página.

En los próximos párrafos le demostraré como se puede controlar y, eventualmente, reducir lo que paga por expensas mensualmente en su edificio.

Justamente la pregunta que todo propietario de un departamento se hace en estos días es ¿cómo pagar lo justo por expensas?

Antes de explicarle cómo hacerlo me presento: Mi nombre es Carlos E. Colombo. Soy Contador Público (UBA) y Licenciado en Administración (UBA). Desde hace más de 15 años me especialicé en controlar las liquidaciones de expensas que realizan los administradores de consorcios. Audité más de 130 edificios en estos años. Me he capacitado a través de cursos, jornadas y seminarios sobre la especialidad, y con la lectura de notas, jurisprudencia, doctrina y publicaciones. He alcanzado un nivel de conocimiento y experiencia que pocos profesionales tienen actualmente en esta materia. También contamos con la colaboración del Dr. José Asseff,  abogado especializado en temas de consorcios y con los ingenieros Claudio Di Menna y Hugo Ferrari, especialista en Higiene y Seguridad Laboral.

Respondiendo a la pregunta anterior, la mejor forma para pagar lo justo por expensas es a través de un control exhaustivo de las rendiciones de cuenta del administrador y de su metodología de trabajo. Es decir, a través de una auditoría. La pregunta ahora es ¿en qué consiste esta 'auditoría'?

Auditar significa controlar, analizar y estudiar la información que su administrador emite mensualmente en las liquidaciones de expensas y verificar los controles existentes para los pagos y las cobranzas y su organización administrativa interna.

Me detengo acá para hacer una reflexión: ¿qué significa 'pagar lo justo'?. Es abonar lo que corresponde de acuerdo a las características y peculiaridades de su edificio. No pagar menos porque ese 'menos' hoy se transforma en 'mucho' mañana. Tampoco en pagar más, porque eso significa, lisa y llanamente, que nos están 'metiendo la mano en el bolsillo'.

¿En qué consiste el trabajo de su administrador?.

Todo Administrador de Consorcios debe cumplir una gran cantidad de tareas para lograr el normal funcionamiento del edificio, entre otras, contratar proveedores para los servicios de mantenimiento mensual, cobrar las expensas, reclamar a los deudores morosos, comprar diversos artículos, contratar personal, liquidar sueldos y cargas sociales, llevar los libros obligatorios de Administración, Actas, Sueldos y Jornales, Ordenes, Registro de Firmas, de Agua Potable, de Ascensores, etc. ¿Cómo se puede tener la tranquilidad que todas estas funciones son llevadas a cabo correctamente?

Justamente, por la cantidad, variedad y complejidad de estas tareas y de la documentación respaldatoria de las mismas, los adecuados controles internos para cobranzas y pagos, el cumplimiento de la legislación vigente (impositiva, laboral y comercial)  es importante que exista un control de la Rendición de Cuentas Anual, que obligatoriamente su Administrador debe presentar previo a la Asamblea Ordinaria. ¿Quién debería efectuar este control?.

Los integrantes del Consejo de Administración cumplen una misión importantísima al controlar la efectiva realización de los trabajos de reparaciones en el edificio (que los materiales sean los indicados en el presupuesto, que los trabajos se cumplan en los tiempos y en la forma determinada, etc.). También ejercen su función al verificar el cumplimiento de los horarios de los encargados, la limpieza del edificio, la recolección de los residuos, etc. 

Sin embargo por las características señaladas una auditoría de las rendiciones de cuenta debe ser realizada por un profesional con conocimientos y experiencia. De esta forma tendrán la seguridad de que todos los ingresos (por pagos de expensas, por intereses por mora, por reintegros y otros) fueron imputados al Consorcio en fecha y forma y que la totalidad de los egresos fueron correctamente realizados, que cuentan con los comprobantes legales correspondientes y que fueron abonados en la fecha correcta.

Repito, esta auditoría no reemplaza la importantísima misión de los miembros del Consejo de Administración del edificio sino que la complementa y le brinda mayor seguridad sobre la actuación de su Administrador.

Por eso aprobar la Rendición de Cuentas Anual con el informe de un Contador Público le dará una mayor seguridad sobre la forma en que fue confeccionada al verificar si existen errores, omisiones o fallas en la misma que en el futuro puedan afectar seriamente a todo el consorcio por juicios, reclamos, cortes de suministro de gas o agua y otros inconvenientes solucionables más fácilmente si se toman a tiempo.

Como mencioné más arriba, soy un profesional universitario (contador público)  con una importante preparación teórica y práctica y, por sobretodo, con experiencia en este tipo de auditorías, que trabajo con total independencia, objetividad y libertad, sin ninguna clase de vinculación con el Administrador y en forma personal (no envio empleados a recabar la información sino que TODO el trabajo lo realizo personalmente).

Ud. se preguntará ¿cuál es el momento ideal para realizar una auditoría?

De acuerdo a mi experiencia, el mejor momento es antes de la realización de la Asamblea Anual Ordinaria en la cual se aprueba la Rendición de Cuentas. Es aún más importante cuando no se presentan estas rendiciones anuales, cuando no se convoca a Asamblea y cuando cesa la relación con el Administrador o se tienen dudas sobre su accionar, para evitar que, en el caso de errores u omisiones, éstos se hagan muy cuantiosos y perjudiciales para su edificio.

¿Qué costo tiene este servicio para el edificio?.

Los honorarios para un control de las rendiciones de cuenta dependen de varios factores: período a controlar, tipo de control a efectuar, cantidad de personal en relación de dependencia, número de unidades funcionales, monto anual de gastos, existencia de cocheras o locales, y otros.

Es importante una reunión previa para poder presupuestar mi trabajo profesional basado en las características del edificio y sus necesidades reales de control.

Los honorarios se pagan una vez que presento el Informe que consta de 5 puntos básicos:

1) Comentarios / Aclaraciones previas / Información pertinente a la auditoria (en este punto detallo las características de las liquidaciones mensuales, forma de exposición de la información, sugerencias sobre metodología que brindan mayor claridad en el detalle de los gastos mensuales, y cualquier otra información que permita una mejor interpretación de la información que debe brindar el administrador).

2) Diferencias y ajustes en las liquidaciones mensuales: (luego del análisis de las liquidaciones mensuales de gastos e ingresos verifico los elementos respaldatorios de las mismas y detallo las diferencias encontradas y ajustes que deberían realizarse. Acompaño los resultados con los respectivos cuadros resumen en el Anexo).

3) Informe especial sobre la rendición de cuentas (es la presentación formal de mi trabajo profesional en el cual expreso la razonabilidad o no de la información brindada sobre el movimiento de fondos y sobre el detalle de gastos e ingresos por el periodo controlado).

4) Informe adicional sobre gastos del consorcio (en este se informa sobre el resultado del test de mercado donde se puede comprobar la razonabilidad de los precios pagados a los servicios prestados (abonos, honorarios, seguros, etc.). Además reviso los contratos con proveedores para evaluar potenciales reclamos en caso de discontinuar las prestaciones, comparo los consumos mensuales (o bimestrales) en cantidades físicas de gas y luz y solicito a los asesores legales la confirmación de litigios o juicios contra el Consorcio. También evaluo la situación financiera y patrimonial de las aseguradoras en las cuales tienen contratados los seguros y si las sumas aseguradas o coberturas son adecuadas y, por último verifico la existencia y cumplimiento del Relevamiento General de Riesgos Laborales exigido por las Aseguradoras de Riesgos del Trabajo.

5) Anexos (detalle resumido de las liquidaciones mensuales, de las previsiones, cobranzas y determinación aproximada de diferencias entre ingresos y egresos del período)

De acuerdo a mi experiencia, en general los honorarios "se pagan" con las diferencias que encuentro a favor del consorcio.

Para contratar mis servicios profesionales ó para combinar una reunión previa para brindarles una explicación más completa sobre nuestro trabajo comuníquese a los teléfonos 4781-8900 ó 4788-4489 en el horario de 10 a 18 hs. o al teléfono celular (15) 4479-2045 entre las 9 y las 19 hs.. Puede enviarme un fax al 4788-4489 o un e-mail a colombo@colomboasesores.com.ar

También lo invito a ingresar a mi página en internet donde encontrará mayor información sobre el particular: www.colomboasesores.com.ar/contadores.htm

Si tiene dudas no deje pasar el tiempo. Hable con otros vecinos. Reúnanse. No dejen que su administrador actúe sin consultarlos. Hable con los miembros del Consejo de Administración. Y, si Ud. es miembro, pida explicaciones a su administrador por las contrataciones que efectúa y los gastos que realiza.

Si las aclaraciones no lo satisfacen, llámeme. Recuerde que un pequeño problema tomado a tiempo es fácilmente solucionable. Pero, si ese mismo problema se deja crecer, las graves consecuencias las deberán pagar todos los propietarios.

Y, como dice la frase de Aldous Huxley al principio de esta nota: "Los hechos no dejan de existir porque los ignoremos".

Cordialmente.-

Dr. Carlos E. Colombo

(*) Aldous Huxley (1894-1963) es un ensayista y novelista inglés. Entre sus obras más importantes figuran: "Las puertas de la percepción", "Contrapunto" ," La Isla" ," La filosofía perenne" ," El tiempo debe detenerse" y otras.